Időbeosztás

Bevezetés

Gyakran nehézséget jelent az idő megszervezése. Ennek számos oka van:

  1. Nem vesszük észre, mennyi idő telt el, illetve mennyi az idő.
  2. Nehezen becsüljük fel, hogy meddig fog tartani egy adott tevékenység, vagy hogy mennyi időt vitt el az előző tevékenységünk.
  3. Nem vesszük figyelembe az időt a nap, és sőt gyakran az életünk megtervezése során sem.
  4. Az érdektelen tevékenységek sorban állás, értekezletek, tanórák stb.) során úgy érezzük, az idő egyszerűen megállt.  Ettől gyakran még nyugtalanná is válhatunk.


Hogyan legyünk tudatában az időnek

Ahhoz, hogy hozzászokjunk az idő jelenlétéhez, szükségünk van olyan mérőeszközökre, amelyek folyamatosan jól láthatóan és világosan mutatják az időt.

  • Nagy és jól látható karórát viseljünk, és nagy, jól látható órákat helyezzünk el minden szobában.
  • Használjunk időzítőt vagy stoppert, amit egy-egy tevékenység elején bekapcsolunk. Beállítjuk a tevékenység végére. Előre meghatározott időintervallumonként csipogó emlékeztetőket is beállíthatunk
  • Használjunk határidőnaplót, amelyben a napok órákra lebontottak, vagy időszervező programokat, amelyek hasonlóan felosztják a napot órákra.

    Például ha fél óra múlva el kell indulni, állítsunk be 5 percenként megszólaló emlékeztetőt.

    Lehet úgy is, hogy negyed óra múlva illetve a fél óra letelte előtt 5 percceljelezzen. Így tudjuk, mennyi időnk van hátra.

  • Érdemes valamilyen megoldást találnunk határidőnaplónk és emlékeztetőink összehangolására, szinkronizálására.


Időkezelési módszerek

beleveszek.jpg

Amúgy jó, ha el tudunk mélyedni valamiben. Ha viszont kevés az idő, hatékonynak kell lenni. A rendszer és a rövidebb szakaszok könnyebben kezelhetők.

Segít, ha felosztjuk a feladatot kisebb részekre, amelyek meghatározott, világos sorozatot alkotnak, és nem térünk el ettől, mialatt a feladatot végezzük.

a) Készítsünk egy állandó listát arról, amit nekünk és/vagy gyerekünknek meg kell tenni, mielőtt elmegyünk otthonról:

  1. mosakodás, felöltözés,
  2. táska és egyéb cuccok összekészítése (ha lehet már előző este),
  3. ellenőrizzük a legfontosabbakat, amiket mindig vinni kell – kulcsok, mobiltelefon, pénztárca, határidőnapló,
  4. villany és minden tűzforrás kikapcsolása,
  5. bejárati ajtó bezárása (riasztóberendezés beélesítése).

Ez csupán öt pont. Amint sikerült ezt az öt kicsi feladatot állandó szokássá tenni, rengeteg bajt előztünk meg.

b) Készítsünk listát a napi teendőkről

Jelöljük a feladatokat

  1. pirossal, ha mindenképpen el kell végezni
  2. zölddel, ha kihagyhatók, amennyiben túl sűrűre sikerült a nap.

c) Becsüljük fel, mennyi időre lesz szükség az összes feladat elvégzésére

A becslés alapján döntsük el, mikor kell nekikezdenünk (például felébrednünk reggel) ahhoz, hogy a feladatainkat elvégezzük. 

d) Helyezzük jól látható helyre a listát, és ne térjünk el tőle

Tegyünk egy pipát (✓) mindegyik elvégzett lépés mellé. Nagyon jó érzés, ahogy gyűlnek a pipák. Ha pedig nem gyűlnek, az motiváló, hogy szervezettebbek legyünk.

to do list.jpg


Hatékony időkezelési rutin

Ahhoz, hogy megtanuljuk megbecsülni, mennyi időt vesz majd valami igénybe, mennyi idő telt el, mióta elkezdtünk valamit csinálni, valódi tanulási folyamat szükséges: kell hozzá cél, terv, kivitelezés, és visszajelzés. Tekinthetjük ezt személyes fejlődési feladatnak.

idorutin.jpg

A rutinhoz gyakorlás kell, és nem mindig hibátlan minden. Ha kitartóan és megfelelő módszerekkel tanulunk valamit, az sikerülni fog. A kudarcokból is lehet tanulni.

Tervezéssel jobban megy:

  1. Cél: Döntsük el, milyen feladatot fontos most éppen elvégeznünk. Mi a célom?
  2. Terv: Mit kell tennem a feladat elvégzéséért, hol fogom megcsinálni, és mennyi időt igényel?
  3. Végezzük el a feladatot.
  4. Nézzük meg, mennyi időt vett igénybe.
  5. Visszajelzés összehasonlítással: Vessük össze a becsült időigénnyel! Ha jelentős különbség van a kettő között, találjuk ki, mi okozta a helytelen becslést!


Tippek a hatékonyabb időbecslésre

  • Mérjük fel a feladat nagyságát, részleteit. Szükség lehet-e listázásra?
  • Mérjük fel, hogy megfelelő-e a témával kapcsolatos tudásunk és jártasságunk. Könnyen el tudjuk-e végezni, vagy több időre lesz-e szükség, hogy megértsük és átgondoljük?
  • Mérjük fel, hogy lesznek-e zavaró tényezők. Félbe kell-e majd szakítani a munkát egy-egy feladat miatt (elmenni a gyerekért, részt venni egy találkozón stb.)?
  • Mérjük fel a feladat megkövetelte erőfeszítés és stressz szint nagyságát. Szorosabb menetrendre lesz-e szükség? Mekkora a külső befolyás valószínűsége? Vagyis mekkora valószínűséggel kalandozik el a figyelmünk és vesztjük el a türelmünket, ami miatt aztán jelentősen több időt töltünk a feladattal, mint gondolnánk?


Murphy Törvénye és a váratlan dolgok

Betegség, csődugulás stb. – mindig történnek váratlan dolgok, amik miatt csúszik a terv, így ezt is vegyük figyelembe a feladatra szánt idő megtervezésében. Szánjunk inkább eleve több időt valamire, minthogy utólag módosítgassunk a terven.

murphy.jpg

A pénzügyi tervezésben, építkezés megszervezésében is legalább 30% bizonytalansági többlet keret ad biztonságot. Nincsen ez másképpen az idővel sem. Murphy törvénye mindig akcióban van.

Ha pedig kevés az időnk, akkor legyünk nagyon hatékonyak. Mint a penge, koncentráltan haladjunk végig a feladatok sorozatán.

A fenti rutinok különösen sokat segítenek az ilyen esetekben.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.