E-mail szerkesztés

Bevezetés

Mindennek megvannak az előnyei és hátrányai, így az infokommunikációs eszközöknek is, és persze az e-mail írásnak is.

Előnyök:

  • gyors kommunikáció,

  • gyakran helyettesíti a postai levelezést,

  • könnyen javítható,

  • könnyen ellenőrizhető a helyesírás.

Hátrányok:

  • egy mozdulattal nagy hibát lehet elkövetni,

  • sok fölösleges szöveg készül,

  • könnyen hozzáférhető mások számára az üzleti vagy magánlevél.

E-mail írás ma már a mindennapi élet része. Egy jó e-mail néha sorsokat dönthet el.


E-mail cím

Szolgáltatót egyéni ízlés szerint választhat az ember. Az e-mail cím azonban már megfontolást kíván. Érdemes fenntartani legalább három e-mail címet:

  1. hivatalos

  2. magán

  3. egyéb

Ezeknek megfelelő kell legyen az e-mail címünk. Egyszerű és informatív elnevezést érdemes használni. Ne kelljen sokat magyarázni, amikor megadom valakinek az e-mail címemet.

  1. A hivatalos e-mail cím lehet a saját név. Arra kell gondolni, hogy akár egy állásinterjúra jelentkezésnél is használható legyen a cím. Nem hat jól egy e-mail cím, mint például lomposka@gmail.com, vagy kutyagumi@hotmail.com.
  2. A magán e-mail cím lehet személyes, akár “lomposka” is, vagy cukibaba@freemail.hu. A baráti és családi becenevek itt helyénvalók lehetnek.
  3. Egy harmadik e-mail cím arra való, hogy a nem megbízható webhelyeken megadhassa az ember. Így oda érkeznek a spam tömegek. Ennek az elnevezése is legyen egyszerű, mert esetleg elég sokszor kell majd leírni.

A jól megválasztott e-mail címeket sokáig érdemes megtartani, mert így megtalálhatók leszünk. Ahogy lassan a legstabilabb elérési út a mobil szám kezd lenni, mert a hálózati címeket elveszíti az ember költözés vagy munkahelyváltás során. Persze csak akkor, ha nem váltogatja valaki folyton a mobilszámait.


E-mail megírása

A levelezést nagyon megkönnyíti az e-mail rendszere:

cím-tárgy-szöveg-csatolmány

Ez a négyesfogat kiválóan adja a jó keretet, és nem is árt erre támaszkodni. Így a levelezés által is rendszert és szervezettséget szerezhetünk. Ehhez van segítség: Mindennapi szervezés témakörünk segít.

Az e-mail írásán keresztül számos egyéb helyen alkalmazható gyakorlatot sajátíthat el az ember. A digitális kor szabadsága megtanít a felelősségre.


Email címzése

Gondosan figyeljünk arra, kinek küldjük a levelet.

Különösen a “Válasz mindenkinek” esetén kell tudatában lenni, kiknek megy a levél.

Egy kis félreütés, figyelmetlenség nagyon sok kellemetlenséghez vezethet a rossz címzetthez érkező üzenet formájában.

 

rosszhely.jpg

Sok bocsánatkérés és magyarázat az ára egy hibás küldésnek is. Legtöbbször nincsen különösebb következmény, csak kissé furcsa és nevetséges egy e-mail a korábbiak ismerete nélkül.

Sokszor azonban olyan információ megy félre, ami nem a megfelelő személyhez jutva akár egész életünkre hatással lehet. Ez nemcsak e-mail, hanem bármely “egy gombbal elküldhető” üzenet esetében így van: sms, chat, stb.

Ezért a legjobb a megelőzés. Ennek csak egyik eleme, hogy mindig minden gombnyomást meg kell fontolni, különösen ha az éterbe kiküldött üzenetről vagy döntésről van szó.

A legjobb, ha soha nem írunk le olyasmit, ami nem vállalható.

Ezzel rögtön biztonságosabbá és tisztábbá válik a kommunikációnk.

Ahogy a tolték bölcsek egyik szabálya mondja.

Toltek.jpg


Az e-mail tárgya

Nagyon segíti a levelezést, ha tudom, melyik témában melyik e-mailt írtam. Ezért röviden és érthetően a kulcsszavakat mindig érdemes megadni tárgyképpen.

 

toltsem.jpg

A későbbiekben megtérülnek az apró erőfeszítések. Gondoljunk csak arra az időre, amit majd a szövegek olvasásával kell eltölteni, amikor keresem a brokkolis receptet, egy új jazz klubba való meghívást, vagy a kábel megrendelést, stb.


Az e-mail szövege

Az e-mail esetében is a legkritikusabb a diszlexiás felhasználók számára maga az írás. Nehézségek lehetnek a helyesírással, megfogalmazással és a szerkesztéssel.

A helyesírás a legkevésbé kritikus kérdés. Az infokommunikációs eszközök többsége nyújt valamilyen lehetőséget a helyesírás ellenőrzésre. Egy szabályt kell tudni: bármit írunk, ellenőrizzük a helyesírást. Ehhez van segítség: A helyesírás ellenőrzése.

Nagyon zavaró, ha egy e-mail tele van helyesírási hibákkal, mert kevésbé olvasható. Mindig minden hibát ki kell javítani, amit jelez az ellenőrző program. Még a helyesírásunk is fejlődik, ha egy-egy ismétlődő hibánkat tudatosítjuk.

A megfogalmazás már bonyolultabb kérdés, mert több megfontolást kíván. Megéri azonban az a pár perc átgondolás. Tisztáznunk kell magunkban, pontosan mit is akarunk írni, mit akarunk elérni, stb. A legfontosabb információkat adjuk meg, illetve ezek után érdeklődjünk.

 

whowhat.jpg

Egy e-mail lehetőség szerint ne legyen több, mint tíz sor. Ezt még van esély, hogy elolvassa a fogadó fél, és hamar válaszol. A hosszas levelek sokszor a sor végére kerülnek, majd elfelejtődnek. Gondoljuk el, mi hogy vagyunk ezzel.

A szokásos alapszabály, hogy a kevesebb több.

megirni.jpg

A legfontosabbat kell kiválasztanunk a közölnivalókból. Ha azt megemésztette a fogadó, és válaszolt, már a következőket ennek figyelembevételével lehet írni.

Nemcsak a diszlexiás információ feldolgozás számára nehéz a sok részlet kezelése. Egy hosszú és aprólékos e-mail elolvasása mindenki rémálma.

Képzeljük el, hogy az e-mail fele úton van a chat és egy hagyományos levél között. Chat közben sem érdemes sokat írni. Ott még a tíz sor is sok. Legfeljebb három-négy rövid mondat a chat-elés.

Sokan a szóbeli beszélgetésben is beleesnek abba a hibába, hogy monológot mondanak. A beszélgetés dialógus, ami azt jelenti, hogy ketten vannak benne.

Az e-mail íráson keresztül gyakorolhatunk, és megtapasztalhatjuk az értelmes megfogalmazás és önmérséklet előnyeit.


Az ellenőrzés és a szerkesztés a siker záloga

A diszlexiás agy sok mindent tud, de a rendszer és egymásutániság ritkán erőssége. Emiatt kimaradhatnak nemcsak betűk, amiket jó esetben a helyesírás ellenőrző kiszúr, hanem szavak, sőt mondatok is. Ráadásul nem feltétlenül a megfelelő sorrendben követik egymást.

Minden szöveg átolvasandó elküldés előtt. A helyesírás ellenőrző is kihagy javítást, ha egy szó értelmes. Mégis, nem oda való. Aztán az e-mail címzettje csak csodálkozik, hogy miről is van szó.

Ha nagyon nagy gond az olvasás, akkor egy felolvasó programmal felolvastatjuk, és meghallgatjuk a szöveget. Ahol hibát hallunk, ott javítunk. Ezt minden írott szövegünkkel megtehetjük.

Ha készen van a szöveg, a szerkesztéssel tehetjük még olvashatóbbá, és vonzóbbá. Tekintsük vizuális megjelenésnek a szöveg egészét. Szúrjunk be sorokat, ahol értelmes egészek véget érnek. E-mail esetében ez azt jelenti, hogy két-három sor legyen egy-egy adag, nevezzük paragrafusnak.

A diszlexiás agy sokszor vizuálisan nagyon jól működik. A használjuk ezt az előnyét az írásban is.

A szerkesztés kifejezetten értelmezhetővé, sőt esztétikussá tesz egy levelet.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.